Fünf Erkenntnisse vom Procurement Summit 2026: Was Unternehmen beim Fremdpersonaleinkauf aktuell bewegt

Ein Rückblick mit konkreten Erkenntnissen aus zahlreichen Gesprächen mit Einkaufsleitern, Geschäftsführern und Personalverantwortlichen

Der Procurement Summit ist für uns jedes Jahr eine hervorragende Gelegenheit, mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen ins Gespräch zu kommen. Dabei geht es für uns nicht nur darum, unsere Software zu präsentieren, sondern vor allem darum, die aktuellen Herausforderungen im Fremdpersonaleinkauf und Fremdpersonalmanagement besser zu verstehen.

Die Gespräche auf dem Procurement Summit 2026 haben gezeigt: Viele Unternehmen stehen beim Einsatz von Fremdpersonal vor ähnlichen Fragestellungen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

1. Einkauf und HR verfolgen beim Fremdpersonaleinsatz häufig unterschiedliche Ziele

Eine der auffälligsten Erkenntnisse war, dass Einkauf und Personalabteilung den Einsatz von Fremdpersonal oftmals aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten. Während der Einkauf vor allem Preise, Verträge und Lieferanten steuert, konzentriert sich HR auf die Besetzung offener Vakanzen sowie die Verwaltung des Fremdpersonals. Dadurch entstehen häufig parallele Prozesse, die nicht miteinander verzahnt sind. Das Ergebnis: Es fehlt eine ganzheitliche Sicht auf den gesamten Einsatz externer Personalressourcen und ein durchgängiges Fremdpersonalmanagement.

2. Das tatsächliche Einsparpotenzial im Fremdpersonaleinkauf bleibt häufig verborgen

Viele Einkaufsverantwortliche konzentrieren sich verständlicherweise auf den Stundenverrechnungssatz oder den Faktor. In den Gesprächen zeigte sich jedoch, dass die größten Einsparpotenziale häufig an anderer Stelle liegen. Manuelle Prozesse, fehlende Transparenz, unterschiedliche Lieferantenabläufe oder aufwendige Rechnungsprüfungen verursachen erhebliche interne Kosten, ohne dass diese im Einkauf unmittelbar sichtbar werden. Oft lassen sich durch standardisierte Prozesse, digitale Workflows und eine zentrale Steuerung deutlich größere Einsparungen erzielen als durch reine Preisverhandlungen.

3. Compliance ist wichtiger denn je – aber nicht überall bekannt

Ein weiteres zentrales Thema war die rechtliche Verantwortung beim Einsatz von Fremdpersonal. Begriffe wie Subsidiärhaftung, Equal Pay oder Dokumentationspflichten sind vielen Verantwortlichen bekannt – längst jedoch nicht allen, die operative Entscheidungen treffen. Gerade die Subsidiärhaftung wird in der Praxis häufig unterschätzt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Nachweisführung sowie an die Überwachung von Lieferanten kontinuierlich. Compliance ist damit längst kein reines HR-Thema mehr, sondern betrifft Einkauf, Fachbereiche und Geschäftsführung gleichermaßen. Ein rechtssicheres Fremdpersonalmanagement gewinnt daher zunehmend an Bedeutung.

4. Externe Personalressourcen werden häufig getrennt gesteuert

Viele Unternehmen verfügen bereits über ein Vendor-Management-System oder arbeiten mit einem Master Vendor. Auffällig war jedoch, dass diese Lösungen häufig ausschließlich die Arbeitnehmerüberlassung abdecken. Freelancer, Dienstverträge oder Werkverträge werden vielfach über separate Prozesse organisiert – teilweise sogar innerhalb derselben Fachabteilung. Dadurch entstehen Medienbrüche, unterschiedliche Freigabeprozesse und eine fehlende Transparenz über sämtliche externen Personalressourcen. Die Entwicklung geht jedoch klar in Richtung einer zentralen Steuerung aller Vertragsarten innerhalb eines einheitlichen Fremdpersonalmanagements.

5. Künstliche Intelligenz wird mit Augenmaß betrachtet

Kaum ein Technologiethema ist derzeit so präsent wie Künstliche Intelligenz.

Interessanterweise zeigte sich auf dem Procurement Summit 2026 jedoch ein differenziertes Bild. Viele Unternehmen suchen nicht nach KI um ihrer selbst willen, sondern fragen gezielt nach sinnvollen Einsatzmöglichkeiten im Fremdpersonaleinkauf und in der Verwaltung externer Personalressourcen. Ein Beispiel sind automatisierte Dokumentenprüfungen: Wird eine Unbedenklichkeitsbescheinigung hochgeladen, kann KI bereits heute erkennen, ob tatsächlich das erwartete Dokument vorliegt oder versehentlich eine andere Datei übermittelt wurde. Solche Anwendungsfälle sparen Zeit, reduzieren Fehler und unterstützen Mitarbeitende im Tagesgeschäft. Die Gespräche haben gezeigt: Künstliche Intelligenz wird dort akzeptiert, wo sie konkrete Mehrwerte schafft – nicht dort, wo sie lediglich als Selbstzweck eingesetzt wird.

Unser Fazit

Der Procurement Summit 2026 hat deutlich gemacht, dass sich der Fremdpersonaleinkauf im Wandel befindet. Nicht einzelne Vertragsarten oder isolierte Prozesse stehen im Mittelpunkt, sondern die ganzheitliche Steuerung externer Personalressourcen. Gleichzeitig gewinnen Transparenz, Compliance und Digitalisierung weiter an Bedeutung.

Unternehmen suchen heute weniger nach einer zusätzlichen Software als nach Lösungen, die Prozesse vereinfachen, Risiken reduzieren und verschiedene Bereiche – Einkauf, HR und Fachabteilungen – miteinander verbinden. Für uns war der Procurement Summit deshalb weit mehr als eine Messe. Er war eine Bestätigung dafür, dass die Anforderungen an das Fremdpersonalmanagement komplexer werden und Unternehmen Partner suchen, die diese Komplexität beherrschbar machen.

Fünf Erkenntnisse vom Procurement Summit 2026 auf einen Blick

• Einkauf und HR verfolgen beim Fremdpersonaleinsatz häufig unterschiedliche Ziele

• Die größten Einsparpotenziale liegen oft in Prozessen – nicht im Stundenverrechnungssatz.

• Compliance und Subsidiärhaftung werden in vielen Unternehmen noch unterschätzt.

• Freelancer, Dienstverträge und Arbeitnehmerüberlassung werden häufig getrennt gesteuert.

• Künstliche Intelligenz überzeugt dann, wenn sie konkrete Aufgaben vereinfacht und messbaren Nutzen schafft.